Группы и программы
«Группы и программы» — то, что вы продаёте, и в каком формате.
Главное правило раздела «Записи»: занятие всегда принадлежит группе, а группа — программе.
Сначала создаётся программа, потом в ней группа, затем занятия в группе.
Оглавление
Слева на экране — программы, внутри каждой — её группы.
Программа (услуга)
Программа — это то, что вы продаёте: «Консультация», «Английский», «Йога».
| Поле |
Зачем |
| Название |
Видят клиенты |
| Краткое описание, Подробное описание, Фото, Ссылка на страницу |
Для сайта и виджета. Если создавать «Страницы записи», ссылка на страницу услуги заполнится сама |
| Цвет |
Цвет занятий в календаре |
| Длительность по умолчанию, мин |
Подставляется в занятия и в слоты |
| Цена разового посещения |
Для списания с баланса, оплаты «Каждое занятие отдельно» и расчёта зарплаты. Если у группы задана своя цена, важнее она. На сайте у услуги показывается реальная цена её групп (при разных ценах — «от …»). Сама по себе цена денег не собирает |
Виды групп
| Вид |
Для чего |
| Групповые занятия |
Курсы и регулярные группы: клиентов зачисляют в группу, и они записываются на все её занятия |
| Разовое событие |
Мастер-класс, интенсив, вебинар — одно занятие |
| Индивидуальные |
Одно место на занятии: консультация, репетитор, тренер, мастер. Только у этого вида есть запись на свободное время |
Группа: вкладка «Настройки»
| Поле |
Зачем |
| Название группы |
«Утро», «Начинающие», «Консультация 60 мин» |
| Программа, Филиал |
К чему относится и где проходит. Филиал скрыт, пока он один |
| Вид |
Групповые занятия / Разовое событие / Индивидуальные |
| Ведущий специалист |
Подставляется в занятия. Если занятие ведёт другой — это «замена» (для зарплаты и уведомлений) |
| Цвет в расписании |
Цвет карточек занятий |
| Макс. участников в группе |
Лимит зачислений, 0 — без ограничений. Места на конкретном занятии задаются в самом занятии |
| Старт занятий |
Дата начала курса |
| Цена / Цена курса |
Для «Каждое занятие отдельно» — цена посещения в этой группе вместо цены программы (0 — как у программы). Для «Весь курс сразу» — цена всего курса. Для «По абонементу» поле видно, если в правилах выбрано «Списать цену с баланса клиента», — это цена, которая спишется с баланса. Справа от поля — валюта программы |
| Как оплачивается |
По абонементу — посещение списывается с абонемента, а если его нет — по правилу «Если подходящего абонемента нет»; Каждое занятие отдельно — на каждую запись выставляется счёт (настройки — в блоке «Оплата занятия»); Весь курс сразу — при зачислении в группу создаётся заказ на цену курса, посещения ничего не списывают (см. «Оплата курса» ниже); Бесплатно — посещения ничего не списывают. Нельзя изменить, если в группе уже есть оплаченные посещения |
| Как появляются занятия |
Только для индивидуальных: «Их создаёт администратор в расписании» или «Клиент выбирает свободное время» (настройки слотов — ниже) |
| Группа для пробных занятий этого филиала |
Куда по умолчанию попадают пробные |
| Ссылка на чат группы |
https://… Приходит клиенту при зачислении кнопкой «Чат группы» и показывается в личном кабинете на сайте |
| Набор открыт / закрыт, В архив |
Архив скрывает группу. Удалить можно только группу, в которую никто не записывался |
Запись по свободному времени (слоты)
Режим индивидуальной группы, в котором клиент сам выбирает свободное окно, а занятие создаётся в момент записи.
| Поле |
Зачем |
| Шаг сетки, мин |
С каким шагом предлагать начало: 15, 30, 60 |
| На сколько дней вперёд можно записаться |
Дальше окон нет |
| Запись закрывается за N минут до начала |
Ближе окон нет — чтобы не записались за 5 минут до начала |
| Длительность, мин |
Пусто — как у программы |
| Подготовка до / Перерыв после, мин |
Зазор между занятиями специалиста |
| Кто оказывает услугу |
Конкретные специалисты или «Все специалисты этой программы» (те, у кого программа отмечена в карточке) |
| Помещения |
Свободное подбирается само. Если все заняты — окна нет. «Без помещения» — для онлайна |
Свободное время = график специалиста (а если графика нет — часы работы филиала) минус нерабочие дни, отпуска, занятое в личном календаре и другие его занятия с учётом подготовки и перерыва.
Группа: вкладка «Участники»
«Зачислить клиента»: статус, «С даты», «По дату».
| Статус |
Что происходит |
| Пробный, Учится |
Клиент автоматически записывается на все будущие занятия группы в этих датах |
| Заморожен, Закончил, Выбыл |
Будущие записи клиента в группе снимаются |
Клиент получает одно сообщение «Вы зачислены в группу» с ближайшим занятием и ссылкой на чат группы. «Удалить из группы» — только для ошибочного зачисления.
Оплата курса (группы «Весь курс сразу» с ценой курса). После выбора клиента откроется окно «Оплата курса»: «Оплачено сейчас (в офисе)» — способ и сумма (если меньше цены, остаток можно принять позже), «Выставить заказ (оплатит позже)» — неоплаченный заказ, ссылку на оплату пришлют ваши блок-схемы, или «Без оплаты». У участника видно «Курс оплачен», «Оплачено X из Y» или «Курс не оплачен» и кнопка «Принять оплату». Деньги попадают в «Финансы», заказ — в «Продажи». При зачислении массовым действием или блок-схемой заказ создаётся неоплаченным.
Вкладка «Журнал» — табель посещаемости группы за месяц, как в разделе «Журнал посещений».
Группа: вкладка «Правила»
При создании группа получает копию правил по умолчанию из Настроек записей. Их можно менять для каждой группы, а отдельное занятие может переопределить часть правил.
| Правило |
Что делает |
| Статус «Проведено» ставится |
Вручную сотрудником / Автоматически после начала / Автоматически после окончания. Посещения при этом не отмечаются |
| Видимость занятия для клиентов |
Видно всегда / Не видно / За N минут до начала / За N дней (с 00:00) |
| Доступ к материалам |
Для вебинара, записи, задания, домашнего задания: Всем / Записанным / С активным абонементом; и за сколько минут до начала они открываются |
| Клиенты могут записываться сами (виджет, личный кабинет) |
Выкл. — записать может только сотрудник |
| Можно выбирать отдельные занятия |
Для групп: можно записаться на одно занятие, а не только в группу целиком |
| Клиенты могут отменять запись, «Отмена не позднее чем за N часов» |
До срока отмена бесплатная |
| Поздняя отмена |
«Запрещена» — после срока отменить нельзя; «Считается пропуском без уважительной» — отмена сразу списывается как неуважительный пропуск и считается неявкой |
| Специалист обязателен в занятиях |
Без специалиста занятие не сохранится |
| Показывать в виджетах / в личном кабинете |
Выкл. — группа там не видна |
| Уведомлять клиентов |
Выкл. — никаких сообщений клиентам по занятиям этой группы |
| Создавать видеовстречу автоматически |
Встреча создаётся сама за 3 дня до занятия (или сразу, если до него меньше) в подключённом сервисе видеовстреч (Настройки записей → Видеовстречи) |
| Записывать на занятия только после оплаты курса |
Для групп «Весь курс сразу»: зачисленный клиент попадёт на занятия, когда заказ курса оплачен полностью, а сам записаться на занятие без оплаты не сможет |
| Клиент может записаться сам только один раз: в этой группе / в любой группе этой услуги |
Для пробных и бесплатных занятий. Отменённые записи не считаются. Из админки записать можно без ограничений |
Правила: списания и отработки
| Поле |
Зачем |
| Пропуск без уважительной, % занятия |
Сколько списывать за «Не пришёл». По умолчанию 100 |
| Пропуск по уважительной, % занятия |
По умолчанию 0 |
| Посещение отработки / Пропуск отработки, % занятия |
Сколько списывать за отработку |
| Отработок в месяц |
0 — без ограничений |
| Отработка доступна |
До конца абонемента, в котором был пропуск, или N дней после пропуска |
| Если подходящего абонемента нет |
Записать занятие в долг / Списать цену с баланса клиента (нужно поле баланса в Настройках → Основное) / Не списывать |
Правила: оплата занятия
Блок виден у групп «Каждое занятие отдельно» и в правилах по умолчанию.
| Поле |
Зачем |
| Когда выставлять счёт |
«При записи (предоплата)» — ссылка уходит сразу; «После занятия» — когда вы отметите посещение; «Вручную» — кнопкой «Выставить счёт» в карточке занятия |
| Сколько брать заранее |
100% / Процент / Фиксированная сумма. Остаток — кнопкой «Принять оплату» или по той же ссылке из личного кабинета |
| Держать время до оплаты, мин |
Сколько ждать предоплату, потом запись снимается сама. 0 — не снимать |
| Оплачивать с баланса клиента |
Нужно поле баланса в «Основном». Если денег хватает, занятие оплачивается с баланса без счёта и без ожидания оплаты. При отмене деньги возвращаются на баланс |
| Когда списывать с баланса |
«Сразу при записи» (по умолчанию) / «После отметки «Пришёл»» |
| Если на балансе не хватает |
«Выставить ссылку на всю сумму, баланс не трогать» (по умолчанию) / «Списать сколько есть, ссылку — на остаток». Второй вариант работает, когда счёт выставляется при записи или после занятия |
| Если оплаченное занятие отменили до срока или пропустили по уважительной |
«Вернуть деньги» (метка «К возврату») / «Зачесть на баланс клиента» / «Не возвращать». Если занятие отменили вы, деньги всегда возвращаются или зачисляются на баланс |
Как это работает дальше:
- Если у клиента есть подходящий абонемент, счёт не выставляется — занятие спишется с абонемента.
- Зачисленные в группу клиенты платят после каждого занятия, а не получают десятки счетов сразу.
- Ненадёжный клиент при самозаписи всегда платит 100% заранее.
- Запись, созданная сотрудником, получает счёт, но без оплаты не снимается.
- Как именно клиент получает ссылку на оплату, задаётся в Настройках записей → Оплата.
Что делать, если…
| Симптом |
Причина и что сделать |
| Не меняется «Как оплачивается» |
В группе уже есть оплаченные посещения. Создайте новую группу, старую отправьте в архив |
| Не удаляется группа |
В группу уже записывались — только архив |
| Группы нет на сайте или в виджете |
В правилах выключено «Показывать в виджетах» или «Клиенты могут записываться сами», видимость «Не видно»; группа в архиве |
| Нет свободных окон |
Группа не «Индивидуальные» или не включено «Клиент выбирает свободное время»; специалист не указан в «Кто оказывает услугу» или не работает в филиале группы; в его графике нет этого дня; день нерабочий или отпуск; дата ближе «закрывается за N минут» или дальше «на сколько дней вперёд»; время занято в личном календаре; заданы помещения, и все заняты |
| После записи нет окна оплаты |
У группы не «Каждое занятие отдельно»; в правилах стоит «После занятия» или «Вручную»; у клиента есть подходящий абонемент; у услуги и группы не задана цена |
| «Зачесть на баланс» неактивно |
Не выбрано поле баланса: Настройки записей → Основное → «Баланс клиентов» |